Seminariespår: E-förvaltning i praktiken

 

Från förstudie till färdigt e-arkiv
Bland Västra Götalands 49 kommuner finns det ett varierande behov av samverkan om e-arkiv. Kommuner har idag olika resurser för att hantera e-arkiv. Hur kan samverkan underlätta kommunernas gemensamma resa mot e-arkivet? Vilka är de faktorer som ligger till grund för att 3 kommuner i Väst- sverige varit först med att avropa e-arkiv? Hur går man vidare från förstudie till ett färdigt e-arkiv?
Johan Kjernald, eSamordnare, IT-samordnare, Göteborgsregionens kommunalförbund

PRAKTIKFALL: E-arkiv
Mölndals stad avropade e-arkiv i slutet på år 2014 och var först ut att avropa på det ramavtal SKL tagit fram för införskaffande av e-arkiv. Tiden från avslutad förstudie till införandeprojekt var på ungefär ett år. Mölndals stad hade ambitionen att för en så låg ingångskostnad som möjligt uppnå kortsiktig nytta och att snabbt införa e-arkiv. Lyssna på deras erfarenheter från planering, upphandling och införande av e-arkiv.
Mathias Krusell, Arkivarie och Carl Henrik Ronge, Mölndals stad.

Öppen källkodsbaserad informationshantering inom offentlig förvaltning
Öppen källkodsbaserade ärende-, dokument-, diarie- och e-arkivlösningar har fått starkt fotfäste inom offentlig förvaltning på kort tid. Vi kommer här redogöra på vilka grunder offentliga organisationer väljer dessa lösningar och förtjänsterna som upplevs i verksamheten.
Linus Valdemarsson, Projektledare och Arkivarie, Svenska Kraftnät.

Så undviker du att bli inlåst
Införskaffande av nya IT-system och outsourcing av befintligt IT-stöd innebär resurskrävande projekt under lång tid till mycket höga kostnader. När man är färdig med ett sådant omfattande projekt vill man helst inte göra det igen. Det är emellertid varken ekonomiskt försvarbart eller förenligt med upphandlingsreglerna att sitta kvar med samma leverantör i år efter år. Det finns flera samverkande skäl till inlåsningseffekter. Dessa är bland annat hänförliga till ekonomi, avskrivningstiden för IT-investeringar, leverantörens kunskapsövertag, immateriella rättigheter och upphandlingsreglerna.
Pontus Etéus, Biträdande jurist Advokatfirman Lindahl

Så undviker du att bli inlåst
Införskaffande av nya IT-system och outsourcing av befintligt IT-stöd innebär resurskrävande projekt under lång tid till mycket höga kostnader. När man är färdig med ett sådant omfattande projekt vill man helst inte göra det igen. Det är emellertid varken ekonomiskt försvarbart eller förenligt med upphandlingsreglerna att sitta kvar med samma leverantör i år efter år. Det finns flera samverkande skäl till inlåsningseffekter. Dessa är bland annat hänförliga till ekonomi, avskrivningstiden för IT-investeringar, leverantörens kunskapsövertag, immateriella rättigheter och upphandlingsreglerna.
Pontus Etéus, Biträdande jurist Advokatfirman Lindahl

Digital information som strategisk resurs
Föreläsningen går in på informationens värde och nödvändigheten att kommuner och landsting vidtar åtgärder för att säkerställa en hållbar hantering av sin digitala information med hjälp av ett e‑arkiv. Under föredraget informeras om pågående och kommande stödinsatser från SKL och hur du på bästa sätt kommer igång med ett e‑arkiv i din organisation.
Caspar AlmalanderNationell samordnare e‑arkiv, Sveriges Kommuner och Landsting, Pia HedenbladFörsäljningschef, SKL Kommentus Inköpscentral AB